そもそもマクロとは？
作業の操作手順をまとめて書いておいた操作マニュアルのようなもの！
自分がやりたいと思っている作業を事前にパソコンへ指示しておくことで、ボタン１つ押すだけで指示を実行するので手作業で行う必要がなくなります。
毎回するデータの整理、毎月する書類の作成など同じことを何度も繰り返す作業を得意とするので、その時にマクロは力を発揮します。
初心者でも出来る理由は自動作成！
マクロは高度なものになると自分で作成しなければなりませんが、簡単なものなら知識がなくてもExcelが自動で作ってくれます。
エクセルにはどのような操作をしたのかを記録して、それを自動でマクロという形にして同じ操作を何度でも出来るようにする機能がもともとあります。
誰でも簡単にできるこのマクロの自動作成について次からは説明してきます。
(事前準備)マクロボタンを出す
マクロの機能を使ったことがない場合、マクロを扱う部分が隠れている設定になっている場合も多いです。
これでマクロを記録するボタンを表示しておきましょう。
マクロの自動作成方法
自動で作成されるマクロを利用して実際に作成してみたいと思います。
毎月数量を入力して計算する管理表があったとします。
この数量の部分を削除して来月も使えるようにする、という場面を例として説明していきます。
削除するマクロを作成
①マクロの記録ボタンを押す
マクロの記録ボタンを押して、マクロ名に後から見たときに何のマクロか分かるような名前を付けてOKを押します。
②記録したい操作をする
先ほど表示したマクロ記録ボタンを押して操作を記録していきます。
削除の操作をし、もう一度記録ボタンを押し記録を停止する。
③ボタンを配置し、紐づけして完成
先ほど記録したマクロをボタンで使えるようにするためにボタンを設置します。
先ほど記録したマクロを設置したボタンに紐づけして完成です。
実際に作成したマクロを動かずとこのようになります。
記録したマクロの削除
記録をミスした、使わない操作になった、などの理由でマクロが不要になったら以下の操作でマクロを消しておきましょう。
開発タブのマクロの ボタンを押す
消したいマクロを選択し、削除する
マクロ自動作成のメリットとデメリット
メリット
本当に誰でもできる
決まった手順でボタンを押していくだけなのでとても簡単にできます。
という人でもエクセルの最低限の操作さえ出来れば簡単にマクロを使えます。
時間短縮になり効率アップ
同じような作業を毎回する必要がなくなり、その作業を代わりにパソコンがやってくれるようになります。
手作業でやるよりもはるかに速く、正確に終わるため作業が効率よく進むようになり、その分空いた時間で別の作業ができるので仕事の進みが良くなります。
ケアレスミスが無くなる
手作業だと「消してはいけないところを消してしまった」「計算が途中から1つずつズレていた」などケアレスミスが出る可能性があります。
しかし、マクロは毎回必ず同じ作業をするのでそういった単純なミスをすることはなくなります。
デメリット
複雑な作業は記録出来ない
自動作成は単純で作業の工程が少ないものに向いています。
「このときはこうだが、こっちの場合は違うようにしてほしい」など状況判断が必要な処理や、「数字の入力から計算、コピー&ペーストして図も作成する」など連続して複数の処理を同時にしようとするとうまく自動作成されない場合があります。
こういった複雑な処理を作成するには自動作成ではなく、自分でマクロを作る必要があります。
記録したこと以外は出来ない
作成されたマクロは記録したことしかできません。
「いつもは10行のデータを並び替えるが今回は20行分やりたい」「いつも使っている書式のフォーマットが変わった」など、いつもと違うことをしたくてもすることが出来ません。
この場合は自動作成されたマクロを削除して最初から記録し直して再作成するか、その1回だけならその時だけは手作業ですることになります。
余計な操作も記録する
マクロの自動作成はエクセル上で操作したものを記録してしまうので、記録中に「関係ないボタンを押してしまった」「間違えて違うところに色を付けてしまった」などミスをしてもそのミスも含めて記録されます。
記録中は必要な操作のみ行い、もし余分な操作をしてしまったときは自動作成されたマクロを削除して最初から記録し直しになります。
